作者：刘琦 史书文 连煜雄
在上一篇🔗境外用工合规系列专题一（新加坡篇）中，我们就新加坡劳动用工合规的基本情况进行了介绍。在本篇文章中我们将介绍美国加州劳动用工合规的基本要求及注意事项。在美国各州中，加州劳动法律体系是比较特殊的，自成一派。加州针对普遍适用的联邦劳动法律法规制定了不少专门适用于本州的法典版本，如《加州劳动法典》和《加州公平就业和住房法案》。同时，加州还有一系列州监管和执法机构配合劳动法律法规的适用和执行。这些机构在解释加州劳动法律时，有时与联邦法律保持一致，有时又不一致，还有很多时候界限模糊。另外，加州法院在审理劳动争议案件的尺度和口径方面时常发生变化，案件结果经常难以预料。这些都给加州雇主的用工合规提出了相当高的要求，也给企业带来很大的挑战。下文将简要介绍美国加州用工合规的部分基本要求和重点注意事项。
主要劳动法律和监管机构
加州雇主应同时遵守联邦和州层级的劳动法律法规。基本原则是哪一层级的法律规定对员工更有利，则适用该层级的法律。通常加州层级的法律更有利，但也有例外。
加州层级的劳动雇佣方面的法律法规主要规定于《加州劳动法典》《加州政府法典》《加州民法典》《加州公平就业和住房法案》和《加州失业保险法典》中。其中，举例而言，《加州劳动法典》规定薪酬、工作条件和工伤等方面的基本法律要求，《加州政府法典》规制歧视、骚扰和报复。
在成文法以外，加州的政府行政主管部门还会针对各项劳动法律法规出台意见函和解释性指引。虽然这些意见函和指引本身并不具备法律的约束效力，但可以在一定程度上更好地帮助雇主理解加州庞杂的劳动法律规定和要求。
主要监管机构
加州劳工与劳动力发展局（Labor & Workforce Development Agency，“LWDA”）是加州劳动用工主要的监管机构之一。行业关系部是LWDA下属的重要部门，负责监管和执行薪酬、工时和休息、加班、报复、劳动安全和健康、工伤员工医疗和保障等方面的法律，并受理薪酬、工作时间和“吹哨人”反报复等方面的投诉和举报。加州就业发展部（Employment Development Department，“EDD”）是加州另一重要的劳动行政管理部门，工作和服务网点遍布全州，负责失业保险、失能保险、收入税征收、职业培训等方面的政府项目和计划。在加州，反歧视法律的两大执法机构是加州公平就业机会委员会（Equal Employment Opportunity Commission）和加州民事权利部（California Civil Rights Department）。
招聘
加州雇主在发布招聘需求时，应尽可能全面准确地描述岗位职责，包括教育水平、工作经历、技术和操作能力等方面的要求，这将有助于明确岗位要求，降低后续被诉招聘歧视的风险。
雇主在面试过程中向候选人提问应着重于了解其是否能满足所招聘岗位的要求，避免提出与其工作能力无关的个人和家庭情况等方面的问题。雇主在发出录用函（offer letter）之前不得询问候选人的犯罪记录信息。即使是在发offer后了解得知候选人之前有犯罪记录，雇主也最好评估其过往犯罪与现应聘工作之间的相关性，避免做一刀切式的处理。雇主在招聘面试过程中不得询问候选人的过往薪酬信息，除非其自愿透露。
在发出录用函之前，雇主不得询问候选人的医疗记录，是否存在身体或精神缺陷，以及是否曾受过工伤或提出过相关索赔。发offer后，如基于岗位要求确有必要，雇主可安排待录用人员接受体检，以评估其是否具备承担所招聘岗位工作的基本身体和精神条件和能力。
入职
员工新入职时，雇主应安排其填写一系列官方表格，并向其提供其在法定假期、失能保险、工伤赔付等方面权益的各类官方手册。比如，雇主需要让员工在标准的W-4税务扣缴表格上填写详尽的个人信息，以便雇主从员工工资中代扣其应缴纳的联邦收入税。另外，雇主应在新员工入职后20天内在线向EDD办理新员工备案（填写标准的DE 34表格）。
雇主有义务确认其员工是否具备在美国合法工作的资格。具备资格的员工可以是美国公民、持“绿卡”的永久居民或持有美国公民及移民局出具的“工卡”（Employment Authorization Document，“EAD”）的外籍人员。在雇佣完成的三天时间内，雇主应要求员工填写标准的I-9表格，以便雇主审阅员工的工卡、签证等各类文件，确认员工的工作资格。
自由雇佣（At-will Employment）
加州劳动法律假定所有劳动关系为“自由雇佣”关系。
“自由雇佣”原则贯穿劳动关系始终，最主要体现在劳动关系终止方面：员工可随时有理由或无理由提出辞职，雇主亦可随时有理由或无理由解雇员工（详见下述例外情形的阐述）。
另外，一般来说，雇主可单方决定变更员工的工作职责、薪资水平、职位、工作时间和福利, 除非员工能够证明雇主单方变更系出于歧视或报复原因。
“自由雇佣”的例外：
（1）工会代表员工签署的集体合同或员工个人劳动合同明确约定解除应基于特定事由；
（2）雇主在劳动人事管理制度设计和日常实操方面的做法表明双方间关系不具有自由和灵活的性质和特点，改变和颠覆了“自由雇佣”原则。
此外，“自由雇佣”原则受到反歧视反报复原则的制约。“自由雇佣”原则并不意味着雇主可以高枕无忧，与违法解雇风险绝缘，前员工仍有可能以雇主解雇系出于歧视或报复而起诉雇主。
原则上，加州雇主可基于“自由雇佣”无理由解雇，并且除非另有事先约定或在特殊情况下（如解雇系大规模裁员），无需遵守任何通知期要求。前员工如认为存在歧视和报复，应对此承担举证责任。但是，在加州的裁审实践中，法官和陪审团更希望看到雇主能够证明其解雇是具有一定原因的，至少是基于合法合理的理由，并且雇主在解雇前曾给予员工补救和改正的机会。
建议雇主在解雇时采取以下妥当做法，以降低被认定为歧视或报复解雇的风险：
（1）曾经给过的处分措施，比如警告，都要留底，以便证明员工发生过不当行为，雇主后续解雇是有迹可循的；
（2）解雇前查验是否有相冲突的记录，比如以工作不胜任为由解雇的，之前的业绩考核表却载明是达标或表现优异；
（3）雇主解雇可能需要经历一系列内部流程，从做出解雇决定到正式通知解雇之间可能有时间差，而员工在这个过程中可能会发生一些意外新增情况，比如生病、请假、投诉有性骚扰等。为降低雇主被认定系基于前述意外新增情况而歧视性或报复性解雇员工的风险，建议雇主在做出解雇决定时就要及时留底和记录；
（4）解雇通知中写明的原因应是真实的，避免使用其他借口或闪烁其辞；
（5）避免堆砌理由，不能为雇主增加胜算，反而显得心虚。
劳动合同和试用期
加州法律并未强制要求雇主与其员工签署书面劳动合同，对劳动合同的内容也没有强制要求。从明确双方权利义务的角度，雇主最好安排与员工签署书面劳动合同。雇主和员工可自由约定雇佣条款和条件，只要其水平不低于联邦和加州层级法律明确员工应享有的权益条件即可。
加州法律并未针对试用期提出明确法律要求。实践中雇主一般和员工约定30天到180天不等的试用期。试用期约定一般不会改变双方间“自由雇佣”的性质，雇主在试用期内仍可适用“自由雇佣”原则有理由或无理由解雇员工。
禁止约定离职后竞业限制
在加州，员工在职期间需要依法遵守竞业限制义务。但是，加州法院不认可离职后竞业限制协议的效力。加州雇主不得要求员工签署离职后竞业限制条款或协议，不得将员工签署该等条款或协议作为录用的一项前提条件，亦不得以员工拒绝签署该等条款或协议为由解雇员工，否则将被认定构成违法。
加州雇主雇佣竞争对手前员工也没有限制和障碍，只要不是通过违法或欺诈方式。
加州在2023年立法进一步限制离职后竞业限制条款：所有雇主应在2024年2月14日前向所有在职或已离职员工明确书面告知所有离职后竞业限制条款都是无效的。否则，雇主将依据《加州反不正当竞争法》受到处罚。
反歧视
加州雇主不得基于种族和肤色、国籍或原籍地、年龄、性别、性取向、宗教、身体或精神缺陷、婚育状况以及现役或退伍军人身份等因素给予员工歧视性待遇。
反歧视应贯穿加州雇主劳动用工合规管理始终。劳动雇佣领域所禁止的歧视包括三种主要类型：
（1）直接歧视：比如，招聘时称不招聘怀孕妇女；
（2）区别对待：基于种族、年龄、性别等因素进行区别对待。雇主可抗辩有正当理由，比如工资不同是因为职级、工作能力和水平、经验和业绩不同。员工如能证明这些都是借口或托辞，雇主仍构成歧视；
（3）隐性歧视：要求看似合理，但可能会产生歧视性后果，比如对有犯罪记录的人一律不予录用，也不管是否和工作相关。
离职补偿金
加州法律不要求雇主在员工离职时支付补偿金，除非雇主规章制度有规定或另有合同约定。雇主通常在协商解除情况下支付补偿金，并以员工对雇主放弃一切主张和索赔为前提。
加班
在加州，员工是否享有加班费主要取决于其是属于豁免（exempt）还是非豁免（non-exempt）员工。
以下五类人员普遍无权享受加班费：
（1）豁免（exempt）员工：通常意义的白领员工，例如行政职员、专业人员、管理职能人员，工资是固定收入（非小时时薪计算收入）且同时满足固定工资不低于加利福尼亚州最低工资标准的两倍（即2023年每周不低于1,240美元、每月不低于5,374美元或每年不低于64,480美元）。技术方案负责人、销售经理、项目经理都有可能落入此类别；
（2）一半以上工作时间不在办公场所的销售人员（outside salespersons）；
（3）适用集体协议特殊约定的人员；
（4）独立承包商（independent contractors）；
（5）通过特殊合同约定的，可以每天工作最多10小时而不支付加班工资的员工类型，涉及2/3员工同意和政府部门备案。
家庭医疗休假法案（FMLA）和加州家庭权利法案（CFRA）：工作保护假
加州员工符合以下全部条件即有资格按照FMLA和CFRA获得每年12周的具有工作保护作用的假期（不能被解雇），可以一次或分多次休假：
（1）需要照顾新生儿或生病的家庭成员；
（2）在雇主工作一年以上；
（3）上一年工作了1,250小时（每周约25小时）；及
（4）根据CFRA为拥有5名以上员工的雇主工作或根据FMLA为拥有50名以上员工的雇主工作。
怀孕失能假（Pregnancy Disability Leave, “PDL”）
因怀孕、分娩或相关疾病而失去工作能力，为拥有5名以上员工的雇主工作的女员工有资格享受怀孕失能假。
休PDL通常是在预产期前4周和出生后6-8周，但如果需要，可以长达四个月。
“工作保护”：员工有权在休PDL后恢复到相同或同等的工作，休假期间不得被随意解雇且可继续享受健康保险福利。
“工资补发”：员工可申请从加州失能保险（State Disability Insurance, “SDI”）中获得休PDL期间固定收入的60%或70%（具体适用比例取决于其收入）。SDI是加州的一项福利计划，大多数加州员工通过税收支付，多数以工资的1.2%用于缴纳SDI。SDI为员工提供长达52周的休假期间固定收入的60%或70%（具体适用比例取决于其收入），由EDD支付。
带薪家庭休假（Paid Family Leave, “PFL”）
《加州带薪休假法》规定员工每年最多可休8周的PFL, 可以一次或分多次休假。
《加州带薪休假法》本身并未规定PFL具有“工作保护”作用，主要是规定其具有“工资补发”功能。员工休PFL期间可从SDI中获得正常收入的60%或70%，由EDD支付和决定支付比例。
但如果员工同时满足FMLA/CFRA和PFL的资格要求，其将可能获得最长12周的工作保护假，其中8周将由EDD的PFL计划从SDI中支付，另4周将不会由PFL计划支付，不少加州雇主提供额外的PFL福利。
病假
加州所有雇主（不限员工人数）都应每年至少提供40小时（5天）带薪病假（2024年1月1日起适用），累计往年和当年未休每年最多不超过80小时（10天）。
员工每工作30小时就累积1小时的带薪病假。
加州个别城市可能适用更高标准，如伯克利每年至少72小时（9天）、洛杉矶每年至少48小时（6天）。
员工可间隙性休带薪病假，如休一整天、半天或两个小时，雇主可以规定要求员工一次休至少两小时的带薪病假。
员工休带薪病假，可获得100%的工资，由雇主直接支付，员工无需向政府机构申请付款。
员工不需要告诉雇主休带薪病假的具体原因（病情），但员工连续休三天病假，雇主可要求其提供医生证明。雇主因员工休病假减少其工作时间、工资或以其他方式报复的，构成违法。
带薪年休假
加州法未强制要求雇主提供带薪年休假。作为福利，加州雇主可以根据自己的假期政策提供带薪休假天数（如paid time off(PTO)）。但雇主如提供此福利，带薪假期将被视为工资收入，员工离职时其在职期间所有未休年假（不存在作废或在职期间因时效而过期的问题）均需要得到补偿。
雇主可通过规章制度等限制带薪年休假的使用（如入职后90天内无权休带薪假，休假应提前申请等），但不得作出法律不允许的限制（如强制要求员工某一年度带薪假应在当年全部休完，否则作废）。
