员工手册在企业的日常管理中具有重要作用，主要体现在以下三个方面：
1、员工手册对企业基本情况、精神文化、管理规范的规定，可以对员工起到指引和管理作用。
2、员工手册中有关处罚措施的规定可以起到预防员工违纪，威慑违规员工的作用。
3、员工手册中明确规定员工的权利与义务，争议发生时可以作为裁审机关审判的依据，具有重要的风控作用。
因此，设计一本规范且实用的员工手册，对于企业而言，具有重要意义。
一、员工手册的常见漏洞与风险
实践中常见的员工手册漏洞和风险主要体现在以下几个方面：
1、未经民主程序制定。许多企业员工手册的内容由管理层或HR等部门内部商讨决定，而未经民主程序制定。此种员工手册通常不会被裁审机关认可。
2、内容违法。许多企业的员工手册中存在违法的规定，诸如“当年未休完年休假视为自动放弃”的规定违反了《职工带薪年休假条例》。裁审机关在审理时通常会将此类违法的条款认定为无效，严重时甚至会对企业作出行政处罚。
3、内容缺乏合理性。员工手册中明显不合理或显失公平的内容，如“员工迟到10分钟以上将被解雇”等，通常不会被裁审机关所认可。
4、内容存在矛盾。如果员工手册自身、或与劳动合同或其他管理规定中存在有歧义或相互矛盾的内容，裁审机关通常会作出对员工最有利的解释。
5、内容缺乏可操作性。部分企业在制定员工手册时对其内容没有细化、量化，使得相关条款缺乏可操作性，此类条款亦可能不被裁审机关认可或作出对员工最有利的解释。
二、员工手册的设计原则
员工手册的设计应当遵循以下几个原则：
1、内容上，员工手册应保证内容合法、合理、全面和可操作，避免出现模糊或矛盾的条款。
2、程序上，应当经过民主与公示程序。民主制定程序可以参考如下步骤：（1）职工代表大会或者全体职工讨论；（2）职工或职工代表提出修改完善方案或意见；（3）企业与工会或者职工代表平等协商确定最终文本。另外，经过民主程序的员工手册应向全体员工公示或告知。企业在公示中也应当注意保留公示证据。例如保留员工签收员工手册的收悉函；如采用宣讲员工手册等方式公示时，应保留告知员工参加培训的通知、培训具体内容的录像、员工签到表等证据；如采用内网、邮件、微信、钉钉等方式公示员工手册时，应当保留发送记录，及员工的已读、回复等证据，同时我们建议对前述电子证据进行公证。
3、适用范围上，员工手册主要适用于与企业签订劳动合同的员工、劳务派遣人员、在境内工作及取得收入的外籍人士；退休返聘人员及实习生可依实际情况适用部分内容；外包人员绝对不能适用员工手册，否则容易被认定为“假外包，真派遣”。
三、员工手册内容的具体设计建议
根据我们对公开裁判文书的不完全统计，2021年涉及企业规章制度类的劳动争议案件中，关于“加班费”“年假补偿”“年终奖”“员工违纪解除劳动合同”的案件是四类最高频出现的劳动争议，因此，本文将着重分析员工手册中相应四个方面的设计与应用，即加班管理、休假制度、薪酬福利以及违纪管理。
1.
加班管理
在员工要求企业支付加班费的案件中，员工通常向法院提交考勤打卡记录作为加班的证据。部分法院认为，仅凭电子打卡记录不能认定存在加班事实；但也有部分法院认为员工提交打卡记录已经完成了初步举证，企业没有提交反证或作出合理解释时，应当承担不利后果。为了避免员工利用打卡漏洞骗取高额加班费，我们建议企业在员工手册中明确加入加班审批的条款。例如，员工加班需要提前向上级领导申请并经过书面审批同意，否则不视为加班。同时，我们建议企业完善考勤设施，例如避免使用员工在公司附近即可用手机打卡的考勤软件等。
此外，我们建议区分值班和加班，值班时员工大部分时间处于待命状态，可以从事自己的私事或休息，工作量远低于正常工作时间。实践中，员工要求企业支付值班期间的加班费，裁审机关一般不予支持。因此，为了给予员工正确的预期，我们建议企业在员工手册中明确区分值班和加班。
2.
休假制度
法定年假与福利假
许多企业的员工手册未区分法定年假和福利假。《职工带薪年休假条例》第三条规定的员工年假天数为法定年假，如企业给予员工的年假天数高于该标准的，多出部分为福利假。
法定年假未休完时，企业需向员工支付年假补偿；而福利假未休完时，司法实践中的主流观点认为，如双方没有约定，企业无需支付任何补偿。但亦有部分法院认为，对于未休完的福利假，企业也应按照法定年假的补偿标准支付补偿金。因此，为避免争议，我们建议企业在员工手册中明确区分法定年假与福利假。例如，员工年假天数高于法定标准的部分是福利假，法定年假休完后，才可休福利假；福利假如未在某一确定日期前休完，视为员工放弃福利假，企业无须就此支付任何补偿。
此外，为了增加企业管理的灵活性，我们建议企业在员工手册中增加特别休假制度，即如果企业发现员工可能有违纪行为需调查或存在其他需员工暂停工作的情形时，企业有权安排员工休假，并且优先使用其年假。
病假与医疗期
病假和医疗期的概念常被混淆，病假指员工患有疾病，医生建议休养的时间，是生理概念，期限以医嘱为准。医疗期是法律概念，指员工因患病或非因工负伤停止工作而受解雇保护的时间，有法定的期限。如果企业不注意区分病假和医疗期，在员工手册中规定医疗期的工资标准，那么员工医疗期已满，但仍在职且仍在病假中时，双方对于病假工资标准可能会产生争议。因此，我们建议企业在员工手册中明确规定病假工资标准，而非医疗期工资标准。
实践中，很多企业的病假工资标准远高于法定的最低标准，这原本是对企业和员工双方都利好的条款，既增加了员工的待遇保障，也增加了企业对员工的激励。但是该等条款经常被少数别有用心的员工利用，故意“泡病假”攫取不正当利益。因此，我们建议企业结合当地政策，根据病假时间的长短，对员工的病假工资标准进行分级递减设置。例如，员工在一个自然年度内享有5天全薪病假；如一个自然年度内累计病假超过5个工作日，则病假工资为基本工资的70%；如一个自然年度内累计病假达到10个工作日（含）以上，则病假工资为基本工资的50%；如一个自然年度内累计病假达到10个工作日以上，按照员工劳动合同履行地规定的病假工资标准执行。
同时，我们建议企业在员工手册中，明确员工请病假所需提交的证明材料，如要求员工提交社保定点医疗机构的诊疗记录等。并在员工手册中设置企业的病假调查权及要求员工去指定医院复诊的权利，以便在员工请病假时间明显过长的情况下，增加企业的主动权和操作的灵活性。
3.
薪酬福利
薪酬福利制度可以不在员工手册中体现，但如决定体现，则需要确保内容明确清晰。如在员工手册列举多项薪酬福利时，应当特别注意各项福利条款的分级设置，避免混合规定出现歧义。
实践中，离职员工年终奖争议高频出现，最高人民法院第183号指导案例认为，离职员工年终奖的发放应当结合员工的离职原因、时间、工作表现以及贡献程度等因素综合考量。据此，我们建议，企业在员工手册中对于年终奖的规定应更加灵活，设置多维度的年终奖考评因素，根据员工一年内的考勤、工时、日常表现等综合确定年终奖发放标准，避免仅将员工是否在职作为其能否获得年终奖的唯一标准。
4.
违纪管理
《劳动合同法》第三十九条规定，员工严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以单方解除劳动合同。因此，员工手册是企业处理员工不当行为的重要依据。实践中违纪解除的劳动争议案件占比非常大，但这类案件企业的胜诉率并不高，其重要原因在于企业违纪管理制度存在漏洞。
我们建议企业在设计员工手册中的违纪管理章节时，应着重关注以下三点：
（1）详细列举违纪行为，特别是企业所处行业常见的、频发的不当行为，同时进行兜底设置，为新型的、无法穷尽的事项留余地。并根据违纪行为的严重程度、对公司影响的程度等，进行分级，但避免设置过多的层级，建议分为2或3级，比较合适，且便于操作；
（2）明确违纪的后果，既要明确处罚的类型，例如书面警告、检讨、通报、扣减绩效分数、解除劳动合同等，又要针对不同级别的违纪行为设置不同的处罚措施，以体现制度的合理性。其中对应的处罚措施，可以是一种，也可是多种；
（3）特别关注违纪行为和处罚措施的可操作性，例如员工手册中常见的“重大损失”和“严重失职”等描述难以界定，因此我们建议在员工手册中对此类词汇进行定义和量化，如规定“给企业造成5000元以上的损失为重大损失”等，使相应规定更具有可操作性。
此外，虽然现行法律并未强制规定企业在认定员工违纪时必须给予申诉期。但是从管理的角度，我们建议企业（特别是人员较多的企业）在员工手册中设置申诉机制，好处在于：
（1）给员工一个情绪疏散、维护自身利益的正当途径；
（2）减少同事之间打击报复的可能性；
（3）体现企业作出处理决定的谨慎与细致，实践中更容易得到裁审机关的认可。
提请读者垂注的是，如果企业在员工手册中设置了申诉期，就应当严格按规定执行，否则可能被裁审机关认定为处理程序存在问题，从而影响企业解雇等决定的合法性。因此，我们建议企业设置的申诉期限不宜过长，且应在员工手册中明确企业有权根据申请人提供的信息和资料来决定是否受理该申诉，以及在申诉期内不影响企业已经做出的处罚决定和处罚措施等。
设计出一份规范的员工手册，仅仅是企业进行管理和风控的第一步，企业还需严格按员工手册的规定执行，这样才能使员工手册真正在企业的管理和风控中发挥“尚方宝剑”的作用，“进”可激励员工、增强企业凝聚力，“退”可保障企业自身的合法权益。
