营私舞弊，既可能对企业等单位组织的利益造成重大损害，也可能对正常市场竞争秩序和社会公共利益造成重大危害。此类行为不仅被社会公序良俗所否定，也为国家有关法律规定禁止或否定，当然也是现代企业等组织中明令禁止的。虚假报销正是企业等组织中一种典型的员工营私舞弊行为，并且因为该行为的日常性和隐蔽性以及金额等方面的标准化管理，往往容易被忽略，进而对企业经营将造成严重损害。本次系列文章根据相关立法和司法实践，结合虚假报销的实务处理经验，对虚假报销处理的合规注意事项进行分析。
一、虚假报销的主要行为表现形式
（一）
典型案例：(2024)粤01民终9746、9747号
李某菲提交的2022年8月长沙的费用报销凭证的真实性存疑。对此，根据某甲公司在网上预订平台查询到的2022年8月入住长沙某某酒店的住宿客人的评价，2022年8月上旬，该酒店较为高档的房型价格为260多元一晚；而李某菲提供的报销单据显示，其于2022年8月9日至12日期间在长沙某某酒店的住宿价格为588元一晚，与实际情况明显不符。根据某甲公司前往该酒店的实地调查结果，该酒店根本不存在入住登记单所显示的1913号房间，且该酒店实际为民宿，经营不规范，住宿环境较差，住宿客人可以与经营者沟通后开具与实际住宿金额不符的发票。
在本案进入诉讼之前，某甲公司无法取得调查令，无法出示长沙某某酒店实际登记信息直接证明报销单据的虚假，但某甲公司已通过与酒店电话核对房价、从第三方平台核对房价等方式，通过大量间接证据证明李某菲存在虚假报销的事实。某甲公司曾要求李某菲提供酒店的付款记录进行核验，李某菲称其以现金方式支付房费为由拒不提供个人付款记录，明显不符合常理。李某菲无法提供反驳其存在虚假报销的个人支付记录，没有证据证明其报销金额为实际发生金额，其应当承担举证不能的后果。
（二）
作者观点
如前述案例所示，员工虚假报销通常因为表面上不同程度地符合正常报销的场景和流程以及金额标准，而具有较大的隐蔽性，同时可能存在和正常报销行为存在交叉的情况，导致行为难以清晰界定。虽然如此，但是无论表面形式如何变换，核心的实质是不会更改的，据此通常主要表现为以下三种形式。
1. 提交虚假发票
提交虚假发票这种虚假报销行为的表现形式通常具备真实的报销事由场景，也按照流程提交了申请审批，但是发票本身是虚假的或者发票的开票名目是虚假的。实务中常见情形包括：
（1）发票无法通过验真；
（2）跨越较长时间周期提交的处于同一批次的连号发票，例如两张发票的开票时间间隔一个月甚至更长，但是却是前后连号的发票，而且同一号段发票的开票来源也不同，此种情形常见于出租车发票报销中；
（3）同一号段发票的显示发票号码数字在后的，出票日期却早于发票号码数字在前的发票，同时发票号码数字在后的早于发票号码数字在前的先报销；
（4）显示同一个POS机打出的票单，却有不同的开票主体；
（5）发票虽然真实，也存在真实的报销事实基础，但并非因真实费用发生事项而产生，且实际费用发生地和开票主体也不匹配；
（6）实际消费或采购的名目不再报销范围内，但要求商家开出金额相同但符合报销名目的发票。
需要注意的是此类虚假报销行为在虚假发票数量较多、持续期限较长且累计金额足够大的，因此解除劳动合同并发生争议后，企业能够证明前述事实的，通常是可以得到法院支持的，但也不排除个别案例中认为企业存在管理失当且认可相关报销而认定企业败诉的。此外在该行为偶发的情况下，员工抗辩无法辨别发票真伪，不存在主观恶意本身也是受害者，是有较大可能被法院认可的。
2. 虚报发票金额
与提交虚假发票相同的是，虚报发票金额也具备真实的报销事由场景，并按照流程提交了申请审批，只是发票的票面金额高于真实消费的符合具体报销事项的金额，这主要表现为两种情形，一是员工将不符合报销范围的消费金额，一起放到符合报销范围的名目中进行开票，例如房费中加上SPA等服务费；二是员工与商家沟通好，由商家开出与真实消费金额相比更高的金额，多出的开票金额产生的税费成本由员工另行承担，甚至员工的转账金额与票面金额一致，多付的钱由商家另外退回员工。
此类虚假报销更加隐蔽，但企业如通过调查取证获得足够充分的间接证据能够证明相关行为很可能客观真实存在的，主流裁判口径是认可据此解除与员工劳动合同合法性的。
3. 虚构报销事项
此类虚假报销行为与前两种不同，通常并不存在真实的报销事由场景，完全是员工虚构的，实务中主要表现为员工将办理个人事务产生的出行、餐饮、住宿等费用，虚构工作事由提交报销。此类行为通常夹杂在正常真实的报销中，且出现频率较低，不容易引起警惕，但是一旦发现并证实，司法裁判机关通常认可据此解除劳动合同的合法性。
二、虚假报销须有规范的规章制度
（一）
典型案例：(2024)津02民终492号
关于虚假报销部分，XX科技公司的员工行为准则对虚假报销的处理存在矛盾的规定，其中第9页中第43条规定“员工报销时弄虚作假、虚假报销，除追回报销费用外，还要给予500-2000元的处罚；情节严重或性质恶劣的给予降职和每月降薪500元至2000元处罚；或根据《劳动法》第二十五条第二款规定，直接解除劳动关系”。 一审法院认为，王XX的上述情形未达到XX科技公司规定的情节严重情形，且XX科技公司曾于2022年9月21日基于虚假报销作出过警告处分并扣除绩效工资500元的处罚，XX科技公司又于2022年9月22日据此解除劳动合同，缺乏事实依据。
（二）
作者观点
1. 报销相关规章制度的内容应当规范
员工虚假报销行为被发现后，通常会带来劳动合同解除的违纪处分后果，也就往往引发劳动争议。此时劳动合同解除是否合法，关键认定要素之一即为规定虚假报销的规章制度内容是否规范。否则，企业将不得不面临被司法机关认定违法解除的法律风险。正如上述典型案例所示，企业对于虚假报销这一种违纪行为，却规定了严重程度有明显轻重区别的处分措施，实际操作也同时给予了员工两种处分，包括解除劳动合同。法院在此种情况下，则以该企业规章制度规定不规范，同一违纪行为有轻、重两种处罚，用人单位直接适用解除劳动合同这一最严重的处罚，相关规定存在冲突，不足以证明员工违纪行为已经达到给予解除劳动合同的严重程度，最终认定企业败诉。
实务中企业在制定报销相关规章制度时，还须注意两个方面，一是报销违纪行为应当具体明确，要么有明确的定性标准，要么有明确的定量标准，在尽可能例举的情况下，结合兜底条款进行规定；二是对于报销管理的程序和实体要求应当全面明确，这包括报销管理的原则、报销真实性的第一责任人、报销的事项类型、报销的金额标准、报销应当提交的申请材料和要求、报销审批流程和审批责任等。
2. 含有员工处分的报销相关规章制度的程序应当合法
根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，涉及劳动者切身权益的规章制度，应当经过“民主、公示”程序。报销相关规章制度，如其中涉及对员工的处分措施的，则依法应当经过“民主、公示”程序，否则发生争议后，存在解除劳动合同的制度依据不合法的法律风险。若报销相关规章制度，只是对于企业日常报销行政管理内容和流程的规定，未严格经过“民主、公示”程序，在向员工说明告知后，也可以作为管理员工的有效规章制度。
三、虚假报销处分的合规注意事项
对于虚假报销行为，在给予员工解除劳动合同处分时，除前述规章制度的要求以外，企业还有合规要点要关注，主要包括三个方面。
1. 虚假报销行为是否属于企业日常管理所默认或许可的惯例
典型案例：(2024)京01民终9648号
本案中，某软件公司以唐某虚报加班餐费构成违纪为由单方解除与唐某的劳动合同关系，某软件公司应当举证证明唐某的行为严重违反其公司的规章制度。经查，虽唐某找来其它发票当作郑州出差加班餐费发票予以报销，但该做法系某软件公司之前的习惯做法，唐某的报销申请也得到某软件公司相关负责人逐级审批通过。故唐某前述行为不构成某软件公司《员工处罚制度实施细则》规定的“利用职位上的便利，在项目中存在恶意舞弊、弄虚作假”的行为。
作者观点：企业在处分虚假报销行为时，需要特别注意，即使有经过民主公示的规章制度规定某种虚假报销行为属于严重违纪，也可以证明相关事实存在，这并不意味着一定就可以据此合法解除与员工的劳动合同，如上述案例所示。
因此实务中在对虚假报销行为进行处分时，还需要企业排查两个关键因素：一个是与案例中的情形相似，寻找替票进行报销等行为是否已经是企业默认或许可的操作习惯，这通常需要结合该行为出现的范围、持续的周期来判断是否已经达到“管理习惯”的程度，同时相关行为是显而易见为常人在履行一般注意义务的情况下就可以发现的问题，而实际管理事实却与规章制度规定冲突，此时司法裁判机构基于劳动争议的特性，则更倾向于保护处于弱势地位的劳动者，对用人单位在此种情况下，直接处以最严重的解除劳动合同处分持否定态度；另一个是企业默认员工通过虚假报销行为的方式对其工资收入给予一定的补贴。这种情况虽然比较少，但是也确实存在，实务中此类做法通常会设定报销的上限标准，在标准范围内，员工可自由安排处置。若构成前述两个因素中的任意一个，则解除劳动合同将面临较大的违法解除的法律风险。
2. 用人单位未尽谨慎管理责任应当承担不利后果
典型案例：(2024)渝04民终604号
赵某彬名下的车辆作为纳某咨询公司的办公车辆使用，但该车辆产权并未转移为纳某咨询公司所有，且双方未约定赵某彬只能以该车辆作办公使用。作为车辆的合法所有权人，赵某彬有权在保障纳某咨询公司办公使用该车辆后，驾驶该车辆从事私人事务。纳某咨询公司在明知该车辆存在私人事务与公司事务混杂的情况，对赵某彬提交票据报销油费、过路费，就应当严格审查票据所涉时间、地点、里程与公司事务的对应性。现纳某咨询公司对油费、过路费已经予以报销，应当视为纳某咨询公司已经严格审查确认为赵某彬系从事公司事务无误。
作者观点：正如一句法律谚语所述，“法律不保护躺在权利上睡觉的人”。对于企业而言，在上述案例中，也体现了类似的价值取向。企业对于某中可能发生的虚假报销场景是明确应当知晓的情况下，则应当对报销事宜履行谨慎管理责任，否则，对自身权益受到的损害会被视为因企业自身纵容和许可才产生，企业应当对此负有责任，甚至在劳动争议中足以成为影响裁判人员倾向的关键因素。实务中，除了案例中此类公私事务混杂在一起的情形外，还包括企业对一些基本常识应当具有认知和判断，但却视而不见的情形，例如住宿费用中三线及以下城市的普通经济型酒店甚至小宾馆的住宿费明显过高的情况等。
3. 虚假报销审批人员责任的认定须谨慎
典型案例：(2024)粤01民终4062号
邹某博在核销流程中确有失误，但某公司设置的费用核销流程并非只有区域负责人审核一个环节，还需经过其他人员的审批，在全部流程均已审批通过的情况下，事后核查发现问题，在未就相关情况对邹某博采取提醒、警告、扣罚、惩戒等措施，某公司单方直接作出了认定并据此解除双方的劳动关系，依据并不充分。
作者观点：实务中，企业在处分虚假报销的直接行为人之外，往往会同时考虑追究对虚假报销行为负有审批监管职责的人员。处分不当，则如上述案例，将面临承担违法责任的法律风险。因此对于追究虚假报销审批人员责任的情况，则需要具体情况具体分析。
在一般管理场景中，无论是制度规定，还是实务处理，在报销审批流的人员中，主管对下属人员报销的监管通常仅仅是形式上的简要审核要求，包括具体的报销事由是否存在、报销材料与报销事项是否匹配、报销材料是否齐全、报销名目是否符合规定、报销金额是否超标等；财务人员则通常对发票的真实性进行基本的监督管理，例如通过系统校验等。而从虚假报销行为溯源和不当利益流向来看，显然提交报销的申请人应当对报销的真实性和合理性以及符合规定的要求等承担责任。因此在追究虚假报销审批环节审批人员责任时，则须考虑的认定因素包括：规章制度中对于审批人员的审批职责是否不局限于形式审查；审批人员的过错，例如明知虚假报销事实仍然予以审批；审批人员是否从中获益；虚假报销的损害后果大小等。同时需要注意处分措施应当与审批人员的过错适当，谨慎适用解除劳动合同的处分措施。
综上，企业要实现员工虚假报销的管理合规，不仅需要根据自身和相关行业中的报销业务场景和流程，尽可能通过合法规章制度全面、规范地明确虚假报销的具体行为表现形式和归责原则以及处分体系，而且需要企业在管理过程中严格执行相关规章制度，实际处理时需要注意具体行为具体分析，真正做到违纪行为与违纪处分相适当。
