一、前言

 

近日，笔者对如何通过做足“章”外功夫防范交易对手“萝卜章”的法律风险提出了一些不成熟的建议。

 

在交易过程中，不仅交易对手或第三方可能使用“萝卜章”导致己方受损，己方真实的公章未经正当授权被使用或被私刻也可能导致己方陷入“百口莫辩”的不利局面，因而承担损失。本文中，笔者打算站在己方角度，就如何管理、使用己方公章，并尽力防范己方公章使用不当或被刻成“萝卜章”带来的法律风险问题分享一些看法。

 

不同于自然人的身份证可以随身携带，公章一般会存放于公司特定的场所，由特定的部门或员工保管，在需要时再将公章取出使用。各公司对于公章内部管理的重视程度不同，这也导致了现实中公章很可能被偷用、伪造、变造，从而使得不法之徒借机损害公司利益。

 

就己方事先风险防范而言，第一步应做到位的必然是加强企业内部风险管理，健全公章管理、使用制度。但出于法律上保护善意第三人的制度安排，仅凭企业内部制度将难以对抗交易对手的信赖利益，因此企业同样须考虑“章”外的配套风控措施，避免己方公章不当使用或被刻成“萝卜章”带来的法律风险。

 

本文拟从公章管理制度及“章”外风控措施两个角度论述如下。

 

二、规范公章管理制度

 

实践中，公章管理制度可以以单一文件形式表现，也可能分散规定在企业其他内部管理制度中，或者存在于企业日常管理习惯中。公章的使用习惯在司法实践中虽然可以佐证公章使用的事实情况，但须与其他证据互相印证，且使用习惯举证非常困难，因此建议有条件的企业应当制备健全的书面公章管理制度。

一个健全的公章管理制度，其作用不仅体现在可以充分保留证据，便于后续追责程序的开展，更大的作用体现在明确责任划分，形成公章管理合规文化，促使员工行不逾矩，起到预先防范风险的作用。

需注意，公章管理制度作为公司内部规章制度之一，其制定或发布并不天然纳入所有员工都应当遵守的义务范围。因此，同其他拟让员工遵守的制度文件一样，对于特别是与公章管理相关的岗位，公章管理制度文件最好明确纳入员工劳动合同规定的制度范畴内，并由员工签署劳动合同时一并签收，其后续任何变更或修订应及时由员工重新签收或进行公示。

综合来看，一个较为健全的公章管理制度可以考虑涵盖以下几点：

1. 公章集中管理

根据企业需求的不同，公章的数量也会有所不同，但每个企业至少会有三个及以上公章。其中，最重要的公章是法定名称章、法定代表人名章、财务专用章这三个。

由于公司公章数量较多且使用率高，实践中采取集中管理公章的方式能够有效预防风险。具体来说，主要可通过如下三种方式管理：（1）公司内部设立一个单独的部门负责公章管理；（2）由公司内部已经设立的部门负责公章管理；（3）指定公司某个员工专门负责公章管理。

如果企业规模较大，设立单独的部门管理公章无疑是一个不错的选择。但考虑到人力成本等因素，选择由已经设立的部门管理公章更为现实，例如行政管理部门或财务部门，也有公司会指定法律部门负责公章管理事宜。指定某一员工负责管理的方式比较适合小企业，但在实施过程中需注意对该名员工的监督管理，防止监守自盗。

2. 对外统一使用公章

公章管理制度应对公司在某类事务中使用什么公章作出规定。例如，公司对外签署合同，可以使用法定名称章，也可以使用合同专用章，仅盖上法定代表人名章也有效。因此，使用什么章的问题要统一。

公司对外应尽量统一使用法定名称章，除非必须使用专用章的情形。上文已经提及，公司公章除了比较常用的法定名称章、法定代表人名章、财务专用章之外，一些公司出于管理需要还会刻制各种专用章，如合同专用章、发票专用章、业务专用章等。这么多种类的章，首先并非必要，其次章越多管理越难风险越大。有的公司为了业务开展的便利，甚至会就某一个公章私下再进行仿制，这样无疑将增加公章被盗用、伪造或变造的风险。

宁波中瑞太丰食品有限公司与南通新大港储开发有限公司合同纠纷一案（（2015）浙商外提字第1号）中，浙江省高级人民法院在民事裁定书中认定：“本院认为，我国相关公章管理制度均明确一个单位只能刻制一枚公章，但在商业实践中，一些企业存在同时使用多枚公章的情况。在审判实践中，对使用未在工商部门备案的公章签订合同的行为，亦未一概认定无效。中瑞公司在本案中提交了多份生效判决证明新大公司同时至少使用4枚公章，故中瑞公司同时使用2枚公章亦有可能。新大公司虽提供证据证明中瑞公司在“3.25合同”上使用的公章于2007年才在工商部门备案启用，但在同时使用多枚公章的情况下，未备案的公章也可能被使用。此外，由于“3.25合同”和“3.28菜籽油合同”约定的标的额相近（分别为1.1亿元和1.45亿元）、付款流程重叠（均为中瑞公司-粮食公司-四海公司）、付款期限亦大部分重合（分别为3月29日至6月27日、3月28日至9月26日），因此，新大公司提供证据3（十三份付款凭证）上记载的内容无法得出系履行“3.28菜籽油合同”项下付款义务的唯一结论。而且，“3.28菜籽油合同”系买卖合同，其主要合同义务除买方付款外，还有卖方交货，而本案中并无证据证明四海公司向粮食公司履行交付菜籽油的义务，或粮食公司向四海公司提取了2.5万吨菜籽油。因此，新大公司主张“3.25合同”系伪造的理由和证据均不充分，本院不予采信。”

3. 用印审批流程

用印审批是建立在公章集中管理的基础之上。当公司员工需要以公司名义对外签订合同时，需向业务主管人员、公章保管部门或员工申请用印，并且由公章保管责任人登记入档以供备查。保持完整用印流程审批的书面记录，既有利于公司事前内部风险管控，也有助于公司对用印不当责任人进行事后追责。

除要求公章保管责任人保持完整用印流程审批的书面记录之外，亦应要求公章保管责任人就其用印内容尽较低限度的注意义务。实践中，苛求公章保管责任人就拟用印内容逐一核查，既不现实也严重超出其职责范畴。但对于相同或类似内容的重复用印以及频繁用印等明显异常情况，还是应在审批流程管理文件中要求公章保管责任人尽其基本的注意义务，及时事先预警或事后报备。

中国农业银行股份有限公司上海普陀支行、上海公路桥梁（集团）有限公司（“路桥公司”）财产损害赔偿纠纷一案（（2016）沪02民终38号）中，上海市第二中级人民法院在其终审判决中认定：“在本案《确认函》盖章之前，罗依莱路用分公司还向北京银行上海分行申请保理融资，路桥公司曾对北京银行上海分行受让的应收账款金额为1,875万元的《应收账款转让通知书》盖章确认，而据路桥公司所认可的真实欠付账款情况，该应收账款的金额已经明显高于其与罗依莱路用分公司之间的真实欠款金额。而在此之后罗依莱路用分公司又以向农行普陀支行申请保理融资为由让路桥公司再次在本案《确认函》上盖章，路桥公司对此仍未引起合理注意和警觉，置真实应付账款的金额于不顾，其账务管理制度存在明显疏漏，随意盖章确认，内部用印审批流程形同虚设。可见，路桥公司应当能够预见到在罗依莱路用分公司转让应收账款的金额不明的情况下在《确认函》上用印的法律后果，其具有怠于核对应付账款、贸然用印的重大过错。”

4. 审批权与保管权分开

审批权与保管权分开是出于公司内部制衡监督的考虑，如将公司公章由某一个部门或者某一个员工专门管理审批，对内不加以限制，则易于发生因私人利益而盗用、伪造和变造公章的行为。

如公章保管人集审批权和保管权于一身，在公司内无任何限制即可随意盖章，即便后期公司主张合同为公章保管人私盖并申请鉴定公章形成时间的，可能也无法证明私盖这一事实。实践中，在公章保管人为私人利益偷盖公章的情形下，公司所负证明责任之艰巨难以想象。

潘娜与江苏银丰鼎诚生物工程有限公司劳动合同纠纷一案（（2015）宁民终字第93号）中，南京市中级人民法院在终审民事判决书中认定：“潘娜依据《劳动合同补充合同》主张相关的权利，银丰鼎诚公司主张未与潘娜签订过该补充合同，但对该补充合同上的单位公章真实性予以认可，同时，其主张该补充合同系潘娜利用掌管公章的便利伪造的合同，为此，其要求鉴定公章与文字形成时间的先后。潘娜主张该补充合同系单位拟定，并交由其签字，即便公章形成时间在前亦无法得出该公章是潘娜偷盖的结论。本院认为，潘娜提交的《劳动合同补充合同》显示合同双方均签字或盖章确认，银丰鼎诚公司主张是潘娜偷盖单位公章形成，未提供充足的证据加以证明。其申请鉴定该补充合同上公章与文字形成时间的先后，但即便鉴定出公章形成时间在文字之前，亦无法得出该公章系潘娜单方面偷盖的结论，对其鉴定申请，本院不予采纳。故原审法院认定了该补充合同的效力，具有事实与法律依据。潘娜依此补充合同主张相关权利，应依法予以支持。”

5. 明确用印责任划分

用印责任人应包括三类人，分别为公章管理人、公章审批人及公章使用人。公章管理人和审批人属于公司内部公章管理制度所能明确的人，公章使用人则是出于公务而申请并使用公章的人。

明确用印责任划分十分重要，这种重要性体现在内部追责与外部抗辩两方面。在因公章问题产生争议时除了能够尽快启动内部追责程序要求用印责任人承担责任外，同时也能对外进行有效抗辩。由于公章管理人和审批人在大多数情况下是公司的老员工，在负责公章的日常管理和使用过程中，熟悉公司公章的情况。在发生争议时，他们对于公章实际情况及使用情形等方面的证言也可能作为证据采信，与其他证据互为验证形成证据链，以证实公章的真实使用情形。就用印责任事前作出划分并体现在公司制度文件上，可与各责任人在争议发生后出具公章使用情况的证言互相印证，使其关于当时用印真实情况的证言更易被采信。

王孝忠、南宁市知新滑动轴承制造有限公司、广西博宣食品有限公司、广西南宁市中高糖机设备制造有限公司知识产权纠纷一案（（2013）桂民三终字第1号）中，广西壮族自治区高级人民法院在其终审判决书中认定：“某某员工为博庆公司（“案外人”）的公章保管人员，了解博庆公司的公章更换情况，其受公司委托接受法院调查，有权代表公司提交证实其公司公章更换情况的证据。该份证据是博庆公司向宜州市公安局申报的请求更换公章的文件，有公司总经理等相关领导的签字，证实了博庆公司更换、启用公章的事实，也与中高公司在一审提交的证据形成一个证据链，证明了案外人博庆公司先后存在两个公章的事实。且王孝忠、知新公司对该份证据的真实性亦无异议，该份证据具有真实性、合法性，与本案事实有关联性，应当予以采信。”

6. 公章保管措施

鉴于公章监守自盗情形多有发生，故公司对公章必须采取严格安保措施。公司可以指定特定地点保管公章，并可以采取包括设置监控摄像等在内的措施加强安保。公司也可以指定双人共同保管，使用双密码或双钥匙保险箱存放公章，无双方一致配合，无法取用公章，使得双方互为监督。

7. 防范公章外借风险

公章外借他人一般是在公司授权他人处理某事时，为方便用印而允许受托人携带出去，使得公章脱离了公司原公章管理人的控制之外。

这种情况存在两种风险，一是受托人私盖了未经公司许可用印的文件，二是受托人借临时保管便利而私自伪造或变造公章。如受托人利用出借的公章对外签订合同的，则公司很难对外主张免除责任。因此，无论基于何种情形，公司应尽量避免公章外借情形发生，如确实难以避免时也应保证由公章管理人及安保人员随同办理，避免由公章管理人以外的人持有公章。

中山市坦洲镇运祥塑料五金厂、王尚国与中山市云腾摄影器材有限公司侵害外观设计专利权纠纷一案（（2016）粤民终1098号）中，广东省高级人民法院在终审判决书中认定：“根据涉案（2015）深证字第77060号公证书的记载，购买被诉侵权产品的收据及购销合同上加盖有运祥五金厂的公章，购销合同上亦载明供方系运祥五金厂和王尚国，原审法院据此认定运祥五金厂与王尚国共同制造和销售了侵权产品，并无不当，本院予以确认。王尚国主张其借用运祥五金厂公章，运祥五金厂并未参与购销过程，但是，公章作为企业法人身份的象征，一旦加盖即产生法律效力，即使王尚国的主张属实，运祥五金厂作为理性的法人主体，亦应知晓其擅自出借公章行为存在的风险，并应承担由此产生的一切法律后果。”

三、通过“章”外功夫管理公章

无论公司内部公章管理制度如何完备，对外都不具有对抗善意第三人的效力。因此，仅仅凭完善公司内部公章管理制度，绝难抵御因不正当使用真实公章或“萝卜章”带来的交易风险。

因不正当使用真实公章或“萝卜章”带来的交易风险，本质为无权代理人的行为成立“表见代理”而导致被代理人承担法律责任，即由被代理人承担完成交易的责任或承担拒绝交易导致的违约责任等后果。“表见代理”的法律依据为《合同法》第四十九条，即“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效”。

因此，公司在公章管理以外的其他配套风控措施必须确保可以还原无权代理人的“无权代理”本质，并确保相对人不存在信赖无权代理人有权代理的理由或其误认自身存在重大过错。

根据司法实践，公司可以考虑采取以下“章”外风控措施：

1. 尽量少刻章

所谓的少刻章是指公司尽量精简公章种类，非出于特别需求尽量少刻章，且某一类章仅刻制一个即可。实践中，有的公司为了业务开展的便利，刻制大量专用章，如业务专用章（1）、（2）、（3）......并且，由于多个公章的存在使得管理更加困难，如其中某一个被不法分子盗用之后对外签订合同，该合同很有可能被认定为有效，从而给公司造成损失。

兰溪立民小额贷款股份有限公司与浙江众鑫铝业科技有限公司、朱福育等小借款合同纠纷一案（（2014）浙金商终字第787号）中，金华市中级人民法院在终审判决书中认定：“根据原审法院向朱健勇调查时其所陈述，可以认定众鑫铝业公司成立后持有二枚公司公章，一枚经相关部门备案，一枚系其2012年2至4月期间私下刻制，众鑫铝业公司《承担共同还款责任保证书》上的印鉴为其私下刻制的公章。”

2.法定代表人同时签字

对于重大合同，公司可以要求合同中明确约定只有在同时加盖公司公章和法定代表人签字时方能生效。根据该约定，发生未经授权使用真章或使用“萝卜章”情况，如无法定代表人签字，一方面，涉案合同有无效之虞；另一方面，没有法定代表人的签字可以作为交易对方存在重大过错、不具有信赖无权代理人理由、“表见代理”难以成立的有力证据。

值得注意的是，由于法定代表人的签字可以对外代表公司的真实意思表示，因此在未确认公章真实的情况下，法定代表人须慎重签字，否则即使合同上加盖的是“萝卜章”，也可能使公司对外承担责任。

陈长征与广东双拥投资有限公司、惠东银基商贸城开发有限公司等借款合同纠纷一案（（2013）闽民初字第30号）中，福建省高级人民法院在其民事判决书中认定：“本院认为，本案讼争《借款合同书》上瑞华公司的公章是真实的，瑞华公司为本案讼争借款提供保证的意思表示真实、合法有效，瑞华公司应当承担本案借款的保证责任。虽然讼争《借款合同书》上广东双拥公司的公章与公安机关备案公章不一致，但是时任广东双拥公司法定代表人的郭建春已在讼争《借款合同书》上签字，故讼争《借款合同书》反映了广东双拥公司的真实意思，依法成立并生效。”

3. 工商变更登记要及时

根据《公司登记管理条例》，公司的名称、法定代表人属于工商营业执照登记信息；公司的董事、监事、经理属于工商备案信息。前述信息发生变化，公司应当办理工商变更手续。

无论是工商登记还是备案信息，交易对手对此公示信息都可以产生信赖。相应的，即便上述登记及备案人员事实上已不担任该职务，但其对外的行为很可能会构成表见代理。实践中，很多公司对此怠于办理工商变更登记，给不法分子可乘之机。因此，当上述人员不再担任法定代表人、董事、监事、经理，公司一定要尽快完成工商变更，避免前述法律风险。

4. 用印流程电子化

通过 OA 系统进行用印审批，不仅可以提高办公效率，也大大降低了内部人私盖公章的可能。

通过 OA 系统，基本可以杜绝内部人伪造审批人签字骗取用印的情形。另外，在 OA 系统中，可以由用印部门直接打印合同加盖公章并留痕，可以避免用印申请人私自更换合同或换页等情况的发生。

5. 预留印鉴

预留双方印鉴可以有效防范“萝卜章”风险。在双方确立合作意向时，即可互留公司名称、注册地址、法定代表人、联系人、联系电话、银行账户等信息，并加盖双方印鉴，作为后续比对的依据。对于业务往来较频繁的交易对象而言，过往的交易中己方使用的印鉴也可以作为比对“萝卜章”的重要依据，从而否定“萝卜章”效力。

6. 合同指定经办人或负责人

对外业务合同中可以明确指定经办人或负责人作为本次交易的有权代理人，并进一步约定任何包括交易文件传递、交易磋商等在内的通讯必须通过该指定人员，并以指定的通讯方式（包括快递、电子邮箱等）发向指定现实地址或虚拟地址。公司在其招投标文件中即可明确上述信息，以提早明确各方确认的有权代理人，且注明仅指定人员有权就交易进行磋商。

但需注意，因经办人或负责人可能离职或调岗，因此确不宜在合同中约定经办人或负责人的变更需经双方书面同意，以免对后续交易进行带来不便利，但可以在合同中约定任何变更须经公司单方面盖章或法定代表人签字的文件以书面通知方式作出变更。

7. 明确员工的授权范围

交易对手在签订合同时，如果遇到一般员工的，慎重起见多会与公司管理层再次核实。但即使是一般员工，如介绍其为负责人，则交易对手可能不会进行再确认。“负责人”的签字行为极易被认定为代表公司的行为，而不论所使用公章的真伪。因此，如仅指示某员工代表公司从事特定行为，应事先告知对方，且应在提交给交易对方的授权文件中明确限定相应的授权范围，避免给交易对手造成该名员工可以全权代表公司处理的误解。

浙江昆仑建设集团股份有限公司（“昆仑公司”）、李建雄与浙江昆仑建设集团股份有限公司、沈强等民间借贷纠纷一案（（2015）民申字第3065号）中，最高人民法院在民事裁定书中认定：“昆仑公司广州分公司的通知明确沈强为项目部负责人，出借人李建雄在签订和履行借款合同中，对于借款合同上所加盖项目部印章的真实性，无实质性审查与鉴定的义务。一审中对于借款合同上加盖印章进行鉴定已无实际意义。即便该印章系伪造，亦属昆仑公司内部管理问题，应由昆仑公司承担相应责任。故对昆仑公司关于一审法院未对印章进行鉴定，程序违法的申诉理由，不予支持。”

8. 及时对外公示重大人员变动或公章变动信息

公司应及时对外通知或公示法定代表人、负责人、公司高级管理人员变动信息（包括总经理、财务负责人等重大岗位）。公司公章如作废或发生变更，需及时对外发布公告，并及时书面告知重要交易对手。公示途径包括公司官方网站或登报，如涉及工商变更登记或备案的，更应及时办理。涉及到正在进行的重大交易的，尤其应当注意及时单独地向交易对方发出变更通知。

中国中铁航空港建设集团有限公司（“航空港公司”）与张勇及一审第三人李雨琴民间借贷纠纷一案（（2013）民申字第2207号）中，因航空港公司收回员工的项目部印章没有采取及时告知交易对方的措施，即导致航空港公司承担员工继续使用项目部印章的相应后果，最高人民法院在民事裁定书中认定：“航空港公司称已于2010年1月份收回李雨琴项目部的公章，该行为说明了李雨琴在此之前使用印章的行为是经过航空港公司授权的，即李雨琴使用公章的行为系职务行为。李雨琴与张勇之间的借款行为是连续多次的行为，从李雨琴合法持有项目部印章时，李雨琴即以项目部名义多次向张勇借款、还款，张勇并不知道航空港公司何时将印章收回，其作为个人也难以分辨借条上的印章是否为李雨琴私刻。航空港公司收回项目部印章的行为属于公司内部管理行为，对外并没有公示性。航空港公司除了收回印章之外，没有采取其他措施对外告知李雨琴无权再代表航空港公司阿卡利亚湾项目部从事相关民事行为。对于张勇来说，也无从得知李雨琴是否有权继续代表航空港公司阿卡利亚湾项目部实施借款行为。故航空港公司称其对李雨琴的行为不应承担责任的主张依据不足。”

9. 及时报案并发布报案信息

公司一旦发现市场上出现己方“萝卜章”，应当第一时间报案，并及时对外公示或通知交易对手，以免除将来潜在的因“萝卜章”使用带来的责任。就报案具体而言，一方面，确存在公安机关及时有所行动从而终结“萝卜章”使用的可能性；另一方面，“表见代理”能否成立，实务中同样考虑交易对方的“过错”程度，即交易对方在误认为行为人有权代理的过程中是否尽其谨慎审查义务。在交易对方知情报案信息的情况下，就常理而言，交易对方应有所警醒，其应尽的谨慎义务也可作相对更严苛的要求。

10. 财务审批与用印审批对应

即使在擅自使用真章或使用“萝卜章”的情形下，交易主体一般很难接受向与交易对手的公司名称不相符的银行账户汇出交易款项。因此，未经正当授权的交易，交易双方往往仍会约定对应资金依旧通过公司银行账户进出。但实践中，确有相当数量的公司对于账户的每笔资金变动情况无从解释或片面听信当事人的口头说法，不审查书面合同依据，进而放任风险扩大。

公司应当建立完备的财务管理制度，确保每笔资金的进出均有相对应的合同依据，同时公司每份合同的签署、用印也应当及时向财务主管人员报备，以便财务人员有效监管公司账户的资金变动情况，及时发现异常交易情况。针对无权交易情况可以及时预警，公司可以尽快采取应对措施。

11. 名片/邮箱管理

公司加强名片/邮箱管理可以有效防止离职员工利用公司名片/邮箱继续以公司名义从事业务活动。在员工离职时应及时停用其工作邮箱并回收工作名片，避免离职员工仍以工作邮箱发出交易指令，避免离职员工仍以工作邮箱或名片对外继续开展业务，形成表见代理。

12. 加强合同管理

实践中，笔者发现一些公司在管理合同时较为混乱，保存的合同可能只有某一方盖章或者无任何盖章版本，这在后续的诉讼或仲裁过程中十分不利。当交易对手拿出一份双方盖章的合同之后，公司却无法从内部加以核实，只能从对方提供的合同判断是否真假。且在己方不能提供合同原件证明的情况下，还要对交易对手所提交的合同申请鉴定，较为费时。

良好的合同保管记录可以证明公司的交易习惯。如公司能够证明与交易对手之前的所有合同均采取同时加盖公司公章和法定代表人签字的方式，或者尽管之前未有合作，但公司对外签订合同时一向需法定代表人签字方可生效，则可为佐证交易习惯的成立提供依据。

四、总结

相较于防范交易对手使用“萝卜章”，可以说，防范己方公章不当使用或被刻成“萝卜章”可能更难。虽然，管理己方公章主要是对己方内部管理制度的完善，只要完善制度规制员工，则能有效防范风险的发生。但难的是，一旦发生己方公章被盗用、伪造、变造或者废章被错误使用的情形，在没有特别有力证据证明的情况下，为了保护商事交易的安全及善意第三人的信赖，己方仍可能被判处对外承担法律责任。

综合来说，加强内部管理、做足“章”外功夫，加强内功与外功的修炼，一方面防范交易对手使用“萝卜章”，一方面妥善保管使用己方公章，防范己方公章被不当使用或被他人刻成“萝卜章”使用，将会大大降低“萝卜章”带来的法律风险。